Hay que mantener el contacto con el equipo, encender la cámara web durante las reuniones y tener un plan de trabajo diario

Kaizen Institute recomienda 6 pautas clave para teletrabajar de forma eficiente y mantener la productividad en situación de confinamiento.

• Compromiso: No perder el diálogo con el equipo

Hay que mantener el contacto con los compañeros por distintas vías, no solo a través del mail. El 80 % de la información que obtenemos en una conversación es gracias a la comunicación no verbal. Organizar frecuentemente reuniones telemáticas en las que los participantes enciendan su cámara y puedan verse los unos a los otros. Esto favorecerá el entendimiento, la comunicación será más cercana y estará enriquecida con matices no verbales como el tono del habla, la postura, los gestos y la expresión.

• Preparación de las reuniones

Las reuniones suelen ocupar un 20 % de la jornada laboral y al realizarse mediante equipos remotos ese porcentaje podría llegar a duplicarse. Definir claramente la agenda con los temas a tratar y los objetivos que se esperan alcanzar y difundirlo entre los convocados es fundamental para que la reunión sea fluida.

• Compartir visualmente

No perder el contacto visual mientras se trabaja en remoto. Mantener encendida la cámara durante la reunión, proponen utilizar paneles interactivos o gestores de tareas, como Tello o Asana, para ir anotando las distintas tareas que vayan surgiendo a lo largo de la reunión y asignando un responsable y un tiempo de realización.

• Seguimiento

Después de cada reunión debe realizarse el seguimiento de cada una de las tareas que se han ido asignando. Esto ayuda al equipo a trabajar de forma coordinada y garantiza que se llevarán a cabo en el plazo establecido, priorizando las más relevantes y urgentes.

• Foco

Trabajar desde casa conlleva una mayor dificultad de concentración y, en consecuencia, enfocarse en las tareas prioritarias resulta complicado. Plasmar un plan de tareas diario en un soporte físico y dejarlo a la vista. Esto facilita la organización de la jornada, permite cumplir con los tiempos de entrega y ayuda a priorizar sus tareas, evitando el multitasking.

• Smart Places

Cuidar la zona que se utilizará para teletrabajar, ya que está comprobado que el espacio influye en el bienestar, la actitud y el estado de ánimo de las personas. Un entorno de trabajo organizado y pulcro será positivo para el trabajador y se verá reflejado en su trabajo. No trabajar en el mismo lugar de la casa dedicado al descanso y al ocio.

«El teletrabajo está siendo uno de los protagonistas en la actual crisis sanitaria.

pretendemos poner nuestro granito de arena para mejorar la jornada laboral de todos los trabajadores que estos días se quedan en casa”

Borja Iglesias, Kaizen Institute

Viñeta: JMV